В електронните услуги за SAF-T е добавена нова функционалност „Файл за материални запаси“. Чрез нея предприятията и разработчиците на счетоводен софтуер могат да тестват файлове за наличности и движения и да установят дали данните отговарят на техническите изисквания.
Какво позволява услугата
Тестовата среда приема SAF-T данни, генерирани от използваните счетоводни и складови системи, и проверява валидността на структурата. Това е възможност грешките да бъдат открити преди реално задължение за подаване или преди файлът да бъде поискан в рамките на контролна процедура.
Материалните запаси обикновено са една от най-трудните части за подготовка, защото изискват последователна номенклатура, мерни единици, количества, стойности и проследими движения. Несъответствията между счетоводен и складов софтуер могат да се проявят едва при генериране на файла.
Как да се подготви предприятието
Преди теста е добре да се проверят кодовете и наименованията на артикулите, мерните единици, началните наличности, доставките, продажбите, брака и вътрешните трансфери. Ако един и същ артикул се води под различни кодове в отделни системи, е необходима ясна връзка между тях.
Следва да се уточни кой генерира файла - счетоводният софтуер, складовата програма или междинен модул. Отговорностите между предприятието, счетоводителя и софтуерния доставчик трябва да са разпределени предварително.
Практически извод
Тестовото подаване не замества вътрешната проверка на съдържанието. Един файл може да е технически валиден, но да съдържа непълни или неправилно класифицирани данни. Затова техническата валидация трябва да се съчетае със счетоводна проверка и съпоставка със складовите отчети.
Ранното тестване дава време за корекция на номенклатури и процеси, без натиск от кратък срок.